Cada vez que mi cliente o proveedor nos envíe un formulario para contestar, recibiremos un correo electrónico de Riskallay en nuestra bandeja de entrada que nos invitará a responderlo.
Al hacer click en "Ir a Riskallay", se nos redireccionará a la página de acceso...
...donde debemos loguearnos con el correo electrónico y contraseña que ya habíamos registrado.
Al iniciar sesión, en el panel izquierdo tendremos dos opciones:
- Risklist Pendientes: nos enseñara una pantalla con una lista de los formularios enviados por nuestro clientes y proveedores que se encuentran pendientes de rellenar y en los cuales aún no ha finalizado la fecha límite que se nos otorgó para completarlos.
- Risklist Completados: nos enseñará una pantalla con una lista de TODOS los formularios que han sido enviados por nuestros clientes y proveedores, en esta lista, a diferencia de la anterior (donde solo figuraban los formularios que aún no habían sido completados y todavia no vencía su término), encontraremos un historial de todas las checklist que hemos recibido: las que ya hemos completado, las que no hemos completado y ya venció su término, las que hemos comenzado a completar pero hemos dejado pendiente su finalización y las que aún encontrándonos en término, no hemos dado inicio a su respuesta ( estas dos últimas aparecerán también en Risklist Pendientes )
La ventana Risklist Pendientes es la que nos será mostrada por defecto cada vez que ingresemos en nuestra cuenta, donde como ya se mencionó, hallaremos la lista de todos los formularios que nos han enviado nuestros clientes/proveedores que se encuentran pendientes de completar y aún no ha vencido el término para poder hacerlo.
Encontraremos el siguiente cuadro, separado por columnas, que nos brindará toda la información necesaria sobre cada formulario pendiente de completar:
- Nombre Evaluación: aquí se nos indicará el nombre del formulario enviado por nuestro cliente/proveedor.
- Fecha de Evaluación: aquí se nos indicará el término que nos otorgó nuestro cliente/proveedor para completar el formulario (la fecha inicio para poder comenzar a completar el formulario y la fecha límite, que será señalada en color rojo).
- Estado de Finalización: aquí se nos indica con una barra y un porcentaje el estado en el que se encuentra el formulario, se nos indicará que se encuentra en 0% si aún no hemos comenzado a completarlo, o en un determinado porcentaje si hemos comenzado a completarlo pero no hemos podido aún finalizarlo, ya que mientras no se haya vencido el término de la fecha para completar el formulario, Riskallay nos da la posibilidad de ir completándolo por partes.
- Acciones: aquí encontraremos la opción "Rellenar Risklist", que es la que debemos clickear cada vez que queramos ingresar a un formulario determinado para comenzar o terminar de completarlo.
RELLENAR RISKLIST
Al hacer click en "Rellenar Risklist", seremos redireccionados a la siguiente pantalla de bienvenida a dicho formulario, donde podríamos (no siempre) encontrar un breve texto de nuestro cliente/proveedor o algún documento adjunto relacionado con el formulario a responder que nuestro proveedor/cliente tiene interés en que observemos.
Finalmente, encontraremos el botón "Completar el Risklist", el cual debemos accionar para tener acceso al formulario.
¿Cómo completo mi formulario de preguntas?
El formulario de preguntas esta compuesto por distintos bloques de riesgos, los cuales cada uno contienen preguntas específicas de dicho bloque. Estas preguntas solo pueden ser respondidas seleccionando la opción "Si" o "No", requiriéndose adicionalmente en algunas preguntas que se "Añada un Comentario" o se "Adjunte un Documento", relacionados con la pregunta en cuestión. Estos comentarios o documentos solicitados pueden ser en algunos casos obligatorios para poder seguir avanzando con el formulario.
En el gráfico podemos observar que nos encontramos en el bloque de riesgo "General" y dentro de este se observa la pregunta número "7" de dicho bloque, la cual requiere a su vez se "Añada un Comentario" y se "Adjunte Documentación".
¿Cómo desplazarnos a través del formulario?
Para desplazarnos a través de los bloques de preguntas del formulario, debemos utilizar las flechitas que se observan en la imagen ejemplificativa. Al acccionar dichas flechitas podremos ir desplazandonos a los bloques de riesgos ubicados en el resto de las columnas e ir respondiendo las preguntas específicas de cada bloque.
Asimismo, debajo de las columnas de los bloques, encontraremos la leyenda "Progreso" ( al lado del dibujo del reloj de arena) y el nombre del bloque de riesgo en el que nos encontramos posicionados, en este caso "General", donde a su vez a la derecha se ubica el gráfico de una barra con un número. En el caso del gráfico, podemos observar que la barra indica el número "2/11"; esto nos señala que nos encontramos en el bloque de riesgo "General", y que dicho bloque contiene 11 preguntas, de las cuales hemos completado 2. A medida que vayamos avanzando en la respuesta de las preguntas, dicha barra se ira cargando.
En el gráfico ejemplificativo de arriba, observamos como nos desplazamos con las flechitas antes mencionadas del bloque "General" al bloque "Corrupción"; y en este bloque podemos observar que la leyenda "Progreso" nos indica que nos encontramos en el bloque de riesgo "Corrupción" , que consta de 15 preguntas, de las cuales hasta el momento no hemos completado ninguna (0/15).
Tips a tener en cuenta:
Tips N°1
Cada pregunta siempre indicará en su parte superior el nombre del bloque de riesgo al que corresponde y el número de pregunta dentro del bloque; y a su derecha se presentará inicialmente con un círculo rojo con una "X" en su interior, que nos indica que aún no la hemos respondido. En el ejemplo del gráfico podemos observar que nos encontramos en la pregunta número 4, perteneciente al bloque de riesgo "Control Interno" y que todavía no ha sido respondida.
Una vez que respondemos la misma, podemos observar como en su parte superior, el círculo rojo con la "X" antes mencionado, cambia a un círculo verde com una "V", indicándonos que la pregunta ha sido completada.
Tips n°2
Como ya mencionamos, en algunas preguntas, nuestro cliente/proveedor puede a su vez requerirnos "Añadir un Comentario" o "Adjuntar Documentación" relacionadas con la pregunta en cuestión. Cuando añadir el comentario o el documento es exigido por el cliente/proveedor como obligatorio, no podremos completar la respuesta hasta no añadir el comentario y adjuntar la documentación. La herramienta nos indicará cuando tal exigencia resulta obligatoria cuando al escoger en la respuesta por "Si" o por "No", los campos "Añadir Comentario" o "Adjuntar Documento" cambien a color ROJO.
¿Puedo completar mi formulario por partes?
Puede ocurrir, que por distintos motivos, no dispongas del tiempo para completar todo el formulario de una sola vez, por lo que siempre que no se encuentre vencido el término que nuestro cliente/proveedor fijo para podes completarlo, podremos IR GUARDANDO nuestro progreso en la contestación del formulario.
Para esto debemos usar el botón "Guardar Respuesta", que se ubica en color negro en el extremo superior derecho de la pantalla.
Al hacer click sobre el mismo, inmediatamente observaremos que arrriba de la barra de herramientas de Windows, aparecerá por unos segundos un cartel que nos indicara que el progreso en el llenado del formulario ha sido "guardado correctamente".
Cuando el botón "Guardar Respuestas" se encuentre en color gris, nos indica que nuestro progreso se encuentra guardado desde la última modificación que realizamos en el formulario. También puede indicarnos que una pregunta que creímos haber respondido, se encuentra incompleta, por ej: una pregunta que contestamos solo por "Si" o por "No", pero olvidamos adjuntar un documento o añadir un comentario que resultaba obligatorio, en este caso, una vez que adjuntemos dicho documento o añadamos este comentario, el botón de guardar respuesta cambiara automáticamente a color negro para poder actualizar nuestro progreso.
Ultimo paso!
Una vez que hayamos finalizado de completar el formulario, al apretar el botón "Guardar Respuesta", se nos abrirá la siguiente ventana emergente que nos dará la opción de "Seguir Editando" (hacer correcciones en el formulario) o "Firmar y Enviar".
En caso de querer avanzar, debemos escoger la opción "Continuar con la Firma"; que aparecerá en el extremo superior derecho de la pantalla.
Allí se nos redireccionará a una nueva ventana, donde podremos firmar digitalmente el documento, lo cual le dará caracter de declaración jurada.
Finalmente, al haber finalizado el proceso de firma del formulario, la herramienta nos confirmará que el formulario fue enviado exitosamente a nuestro cliente/proveedor.