Este artículo provee información pormenorizada sobre los pasos a seguir para la creación y lanzamiento de una evaluación al/los tercero/s que se pretende evaluar.
En primer lugar, deberá identificarse y hacerse clic en el ícono de Evaluaciones. Este se encuentra en el panel de control que puede visualizarse en el margen lateral izquierdo de la pantalla.
Una vez situado en el apartado de evaluaciones, se deberá hacer clic sobre +Agregar evaluación que se encuentra en el extremo superior izquierdo de la pantalla.
Econtrándose el usuario en el apartado de Nueva evaluación, se podrá configurar la evaluación que será lanzada a nuestro/s tercero/s.
Esta tarea se realizará en un proceso cronológico de dos pasos:
1) Información: Deberán completarse los campos con información básica. Tendrá que crearse el nombre de la evaluación con la que se la identificará; indicarse cuál es el propósito de la evaluación; y seleccionar la empresa evaluadora. Estos requisitos deben completarse con carácter obligatorio, bajo apercibimiento de no poder continuar con el avance regular del proceso de configuración.
Así mismo, deberá definirse la temporalidad de la evaluación. Para ello, deberá indicarse la fecha y hora de inicio (cuándo se lanzará la evaluación); y la fecha y hora límite (cuando finalizará el tiempo para contestarla). Es decir, podrá configurarse el tiempo que tendrá el tercero para responder la evaluación, por lo que se tendrá que considerar el plazo pretendido de respuestas y luego establecer la fecha y hora de inicio, como el finalización del mismo.
También podrá configurarse el huso horario, según la zona que se seleccione. De esta manera la temporalidad configurada es la que regirá a la evaluación que se lanzará al tercero; de lo contrario el horario quedará definido por defecto según el perfil del usuario.
Nota: No podrá configurarse un plazo mínimo por debajo de las 24 hs entre el inicio y finalización del tiempo de evaluación.
Una vez completado los campos deberá hacerse clic en el botón Continuar, que se encuentra en el extremo inferior derecho de la pantalla, ilustrado en la imagen que precede.
2) Permisos: La configuración de permisos le permitirá al usuario (propietario) otorgar licencias o autorizaciones a otros usuarios, con diferentes alcances para poder acceder e interactuar (colaborar) con el seguimiento activo de la evaluación y el tercero.
Los permisos de usuarios son:
A) Propietario.
B) Responsable.
(pegar enlace) Vease ¿Quiénes son los propietarios y responsables?
Para agregar un permiso a un usuario, deberá situarse en Editar permisos/ Selecciona un usuario, donde al clickear sobre este campo se abrirá un desplegable con la lista de todos los usuarios cargados que podrán seleccionarse.
Una vez seleccionado el usuario, continuaremos sobre Permiso de usuario, asignándole el rol de Propietario o Responsable.
Por último deberá presionarse el botón Agregar usuario para completar el trámite.
Una vez creados los permisos de usuarios colaboradores, podrán visualizarse deslizándose hacia abajo en el mismo apartado. Deberán estar cargados en la lista de Miembros, ubicada en Usuarios con permisos.
Así mismo, los usuarios propietarios podrán eliminar los usuarios creados dirigiéndose a Acciones y haciendo clic en el ícono de papelera/desechar de color (azul), considerando la línea en que se encuentra el usuario que se pretende eliminar.
Una vez verificados los pasos anteriores, podrá crearse finalmente la evaluación haciendo clic en el botón Crear evaluación, que se encuentra en el extremo inferior derecho de la pantalla, ilustrado en la imagen que precede.
Configurada y creada la evaluación, nos situaremos en ella sobre un apartado que nos permitirá visualizarla con su nombre en el encabezado del apartado, ubicado en el extremo superior izquierdo de la pantalla.
Así mismo, podrán observarse los diferentes estados en que se encuentre la evaluación o campaña de evaluación y que transitará en forma secuencial e irreversible, hasta el momento en que quede cerrada definitivamente.
Sus estados en este proceso como se observa en imagen son cuatro.
1) BORRADOR: En este paso puede seleccionarse el ícono representado por un lápiz para editar información respecto al calendario y a los colaboradores.
En el apartado de BORRADOR/ Información de la evaluación; podrá verificarse y configurarse la información o datos básicos de la evaluación, pudiendo modificar datos pulsando el ícono editar referenciado con un lápiz.
Del mismo modo, podrá dejarse en este apartado un mensaje adjunto al tercero destinatario que recibirá junto con la evaluación.
Así mismo, en el paso BORRADOR nos encontraremos con la información básica de la evaluación configurada. Para completar este paso y pasar al siguiente estadío será necesario cumplimentar 3 aspectos:
a) Añadir cuestionario: Deberá seleccionarse sobre la listas de cuestionarios creados para adjuntar a la evaluación. En este apartado, el usuario podrá seleccionar uno o más cuestionarios para crear una misma evaluación.
b) Añadir tercero: Se podrá seleccionar el o los tercero/s a quienes el usuario decida lanzar la evaluación. Cuando se refiere a un tercero en particular se referirá al lanzamiento de la evaluación; cuando se dirija a más de un tercero, se hará referencia a campaña de evaluaciones. En Acciones de este apartado se podrá eliminar el/los tercero/s seleccionados haciendo clic en el ícono de papelera. También se podrán editar los destinatarios que recibirán la evaluación haciendo clic en el ícono de lápiz; realizado los cambios, deberá presionarse el botón de visado azul que se encontrará en el mismo sector a los efectos de confirmar los mismos.
La evaluación le llegará al tercero, por defecto, al contacto primario registrado; pero se podrá agregar o modificar qué contactos cargados serán los receptores de la misma. Es importante destacar que siempre deberá existir al menos un contacto primario.
c) Programar evaluación: En este paso, haciendo clic en el botón de editar, se podrá configurar en que fecha y hora el usuario desea que se envíe automáticamente la evaluación al tercero, como también el tiempo de finalización para contestar la evaluación. También podrá configurarse sus colaboradores, teniendo la posibilidad de realizar los ajustes que se estimen convenientes sobre el agregado o la eliminación de usuarios propietarios y responsables.
Confirmados los cambios se deberá hacer clic en el botón Programar evaluación que se encuentra al extremo superior derecho de la pantalla, resaltado en color verde.
Una vez que se hace clic, emergerá una ventana con la siguiente leyenda
Seleccionando con el cursor el botón Cancelar, no se avanzará en el proceso y el usuario quedará estático en el mismo apartado de configuración. Deberá seleccionarse Entendido para continuar hacia el lanzamiento de la evaluación programada.
2) PROGRAMADA: Una vez sean cumplimentados los pasos anteriores la campaña de evaluación quedará automáticamente en estado programada.
3) EN PROCESO: La campaña de evaluación quedará en proceso cuando sea efectivamente enviada al/los tercero/s. Esto podrá suceder mediante dos formas posibles:
a) Manual: Haciendo clic en Lanzar evaluación, de esta forma el usuario podrá enviar la evaluación en tiempo real sin tener en consideración la fecha de inicio o lanzamiento preestablecida.
En función a esta acción emergerá la siguiente ventana:
Al hacer clic en iniciar instantáneamente se pasará al estado EN PROCESO.
b) Automatizada: Una vez cumplida la temporalidad preconfigurada para el lanzamiento de la evaluación, la misma será automáticamente enviada al/los tercero/s. Una vez que se realice el mentado envío, la evaluación quedará EN PROCESO.
4) CERRADA: La campaña de evaluación quedará automáticamente cerrada cuando se agote el tiempo para contestar, configurado al momento del envío.
Así mismo, podrá quedar en este estado cuando el usuario evaluador desee cerrar la campaña de evaluación lanzada por voluntad propia. Esta acción atraerá aparejada la consecuencia de que esta evaluación quede cancelada para el/los tercero/s.
Para realizar el cierre manual de la evaluación deberá hacerse clic en el botón Cerrar evaluación resaltado en color verde, que se encuentra en el extremo superior derecho de la pantalla.
Al pulsarse el referenciado botón emergerá el siguiente aviso:
Al presionar el botón Cancelar, siempre se dejará sin efecto la acción que se pretende; mientras que al realizar clic en Cerrar de todos modos nos conducirá hacía la finalidad buscada (cierre definitivo de evaluación o campaña), previo la confirmación con el botón Cerrar evaluación de la siguiente ventana emergente.
Finalmente se habrá completado el cuarto y último paso por el que puede transitar una evaluación o campaña de evaluación.
Nota: Es importante diferenciar el estado de evaluación con el estado del tercero. El primero quedará marcado por el proceso de 4 estadíos que se han detallado anteriormente. El segundo, es el estado individual o propio en que se encontrará cada tercero, en relación con la evaluación recepcionada y su progreso; estas podrán ser tres: PENDIENTE; EVALUANDO; RESUELTO (Denegado o Aprobado).