Para crear un formulario nuevo o modificar uno existente ya utilizado con nuestros terceros, debemos siempre duplicar una checklist que se encuentre guardada en el módulo "Cuestionarios", trabajando nuestra nueva checklist a través de esta duplicación.
Antes de seguir con las instrucciones, es aconsejable tener en cuenta la siguiente información:
Tipos de cuestionarios:
Master Risklist: se trata de formularios maestros, que se encuentran ya cargados en la plataforma, que aportan una base de conocimiento de más de 100 preguntas divididas en los principales (o más usuales) bloques de riesgos y están dirigidos a las tres categorías de terceros que también vienen pre establecidas en la herramienta a saber: CLIENTES, PROVEEDORES y BUSINESS PARTNERS. Como ya se explicó en el siguiente artículo, al tratarse de formularios maestros; y con el fin de que dicho contenido nunca se pierda y quede siempre disponible para su eventual uso , no pueden modificarse en su versión original. Por lo tanto, en caso de querer modificarlas y/o re-utilizarlas, es necesario primero duplicarlas y luego, ya creada su versión duplicada, trabajar sobre esta copia
Tus Checklist: se trata de los cuestionarios que ya fueron creados por ti. Una vez creados, solo podrán editarse en su versión original, siempre que dicha evaluación aún no haya sido enviada a ningún tercero. Una vez que ha sido enviada a un tercero, su contenido no puede volver a modificarse en su versión original, debiéndose duplicar su versión original para realizarle modificaciones o actualizaciones.
Como crear una Checklist
En primer lugar, debemos escoger la opción "Cuestionarios", ubicada en el panel lateral izquierdo, allí se abrirá la ventana correspondiente al módulo Checklist, donde podremos observar la lista de todas las Cheklist que tenemos creadas en nuestra cuenta.
Luego, debemos ubicarnos en la Checklist que vamos a duplicar para usar como base para la creación de nuestro nuevo cuestionario y clickear la opción "Duplicar". En este caso, duplicaremos la checklist "Master CLIENTES".
Se nos abrirá una ventana emergente que nos solicitará confirmar la acción.
Luego, seremos redireccionados a una nueva página, donde podremos comenzar a configurar nuestra nueva checklist.
En esta nueva ventana se nos presentaran tres pestañas a completar para finalizar la creación de nuestra nueva checklist:
- Configuración Básica
- Listado de Preguntas
- Ponderación de Riesgos
Configuración Básica
En esta pestaña, podremos completar los datos a nivel informativos de la nueva Checklist.
Campos:
Nombre del Checklist: debemos introducir el nombre que tendrá nuestro nuevo cuestionario, en el ejemplo de la imagen la titulamos "Clientes Primer Semestre".
Categorización: los datos que introduzcamos en estos tres campos, serán solo a nivel informativos, y no serán impedimentos para luego por ejemplo enviar la nueva checklist a un tercero de un país o sector distinto al aquí asignado.
Notas: este campo sirve para introducir cualquier tipo de nota que solo podrá ser vista por los usuarios de nuestra cuenta, en el ejemplo de la imagen introducimos un texto recordatorio.
Listado de Preguntas
Desde la pestaña "Listado de Preguntas", podremos acceder a cada uno de los bloques de riesgos, como a las preguntas en ellos contenidas.
En relación a los bloques, se podrán mover o borrar y también obviamente, se pueden agregar la cantidad que se considere necesario.
Lo mismo sucede en relación a las preguntas, ya que además de poder modificarse el orden en el que aparecerán dentro del listado, se las podrá eliminar y por supuesto, agregar las que sean necesarias desde "Añadir pregunta" situado al final de cada bloque de riesgo.
Ponderación de Riesgos
Esta pestaña, que es de carácter opcional, permitirá ponderar el peso de los riesgos asociados a cada uno de los bloques que contenga nuestra nueva checklist, los que se verán reflejados en el resultado final de nuestro nuevo cuestionario, cuando sea contestado por un tercero. Es decir, con esta opción, podrá asociarle a determinados bloques de la checklist en los cuales nuestra empresa tenga mayor interés, un mayor porcentaje de riesgo que al resto de los bloques que contiene el cuestionario. Dicha ponderación influirá en el resultado final de la Evaluación, cuando sea contestada por nuestros terceros. En caso de no querer hacer uso de esta opción, los bloques de nuestra checklist tendrán todos el mismo porcentaje de riesgo asociado. Para una información mas detallada haga click aquí.
Una vez que hayamos completados los campos de las tres pestañas antes explicadas, debemos accionar la opción Guardar que se ubica el sector superior derecho de la ventana.
Una vez guardado, podremos confirmar que nuestro nuevo cuestionario ya se encuentra creado, ya que inmediatamente accionemos "guardar", cambiará automáticamente el título del nombre de la checklist en el margen superior izquierdo de la pantalla, al título que le asignamos anteriormente en el campo de Configuración Básica, como así también podremos encontrar nuestra nueva checklist en el listado del módulo Cuestionarios.
