Cada vez que su cliente o proveedor le envíe un formulario de preguntas o evaluación de gestión de riesgos para responder, recibirá un correo electrónico de remitente Zenta en su bandeja de entrada, que lo invitará a responderlo.
Al hacer click en el enlace, se le redireccionará a la página de acceso...
...donde debe hacer loguin, con el correo electrónico asociado a la cuenta y contraseña creada al momento del registro.
Al iniciar sesión, en el menú principal izquierdo debe hacer click en el botón Evaluaciones recibidas
Podrá observar en la pantalla principal la o las evaluaciones que le hayan sido enviadas:
Sobre cada evaluación que le figure en la pantalla se detallará:
1) El título de la evaluación a completar y su estado:
2)El nombre de la empresa ( su cliente / proveedor) que le envió la evaluación:
3)La fecha de inicio y final para completar la evaluación:
Para ingresar a la evaluación debe hacer click en cualquier parte del rectángulo donde se encuentra la información de la evaluación:
Se actualizará la pantalla y se encontrará con la siguiente ventana emergente:
En la ventana se le brindará una breve información sobre la fecha límite para contestar la evaluación, el nombre de la misma, en nombre de que empresa va a responderla, como así también el nombre del cliente/proveedor que se la ha enviado. También encontrará los links de acceso para artículos de ayuda que le pueden ser de utilidad para completar el proceso.
Al hacer click en el botón Continuar, accederá una primer pantalla de información general sobre la evaluación a completar, donde podrá observar los siguientes sectores de interés:
1-El nombre de la evaluación y su estado:
Debajo del nombre de la evaluación, observará los estados en los que la misma transitará a medida que vaya siendo completada
Pendiente: es el estado de la evaluación cuando quien debe completarla aún no ha ingresado a la misma.
En proceso: es el estado de la evaluación cuando quien debe completarla ingresa por primera vez, independientemente si ha comenzado o no a completarla.
En revisión: es el estado de la evaluación cuando ya ha sido completada en su totalidad y resta que el cliente/proveedor que la envió analice sus resultados.
Cerrada: es el estado de la evaluación cuando ya fue completada y el cliente/proveedor que la envió, luego de analizar sus resultados, la considero finalizada por no existir aclaraciones que realizar respecto a lo contestado.
2-Proximos Pasos:
En este sector, encontrará los botones:
Responder cuestionario: mediante el cual podrá acceder a responder las preguntas contenidas en la evaluación.
Firmar y enviar: este es el botón que debe accionar una vez que ha completado todas las preguntas y decide finalizar de contestar la evaluación, a fin que el evaluador pueda comenzar con su análisis.
Calendario: aquí observará la fecha/hora de inicio de la evaluación y la fecha/hora límite con la que cuenta para completarla.
3-Información de la evaluación:
En este sector, contarás con tres pestañas:
Básica: aquí se brinda información sobre que cliente/proveedor le envió la evaluación y el nombre de la misma.
Mensaje del evaluador: en esta pestaña podrá encontrar algún mensaje de interés que el evaluador le haya dejado.
Documentos adjuntos: donde podrá observar y descargar documentos adjuntos que el evaluador haya agregado al cuestionario que tenga interés que descargue , es posible que se trate de documentos que luego deba adjuntar en alguna de las preguntas de la evaluación.
4-Analítica y Reporte:
En este sector, podrá ir observando el porcentaje de progreso de la evaluación a medida que vaya siendo contestada.
5-Documentos:
Aquí observará los documentos que se hayan adjuntado en las respuestas brindadas en la evaluación.
6-Comentarios:
En este sector, todos los colaboradores de vuestra empresa designados para completar la evaluación, podrán agregar comentarios relacionados al cuestionario que se está respondiendo. Estos comentarios solo podrán ser observados por el resto de los colaboradores asignados ( no quedarán registrados en ninguna de las respuestas del cuestionario, como así tampoco podrán ser leídos por el evaluador).
Se invita a leer el siguiente artículo ¿Cómo agregar colaboradores para contestar la evaluación? .
¿Cómo responder las preguntas de la evaluación?
Para responder las preguntas de la evaluación, debe hacer click en el botón "Responder cuestionario", ubicado en el sector Próximos Pasos, en el costado superior derecho de la pantalla:
Será redireccionado a la siguiente pantalla:
Aquí observará el contenido de la evaluación, la cual se compone de:
Dominios
Cada dominio se identificará en su título con una temática específica en el cumplimiento regulatorio, y estará compuesto de preguntas a responder relacionadas con el mismo.
A simple vista, podrá observar cuantas preguntas compone cada dominio.
Ejemplo: en la siguiente imagen puede observar que se muestran los dominios Corrupción y Ciberseguridad.
A su vez, se le indica que el dominio Corrupción contiene 4 preguntas mientras que el de Ciberseguridad cuenta con 3.
Para contestar las preguntas contenidas en el dominio de Corrupción, debe hacer click en el botón de la flechita orientada hacia abajo:
Al hacer click en la flechita orientada hacia abajo, se abriran todas las preguntas del dominio:
Preguntas
Cada pregunta contendrá:
1) Un desplegable "Respuesta" para responder por SI o NO, eligiendo algunas de las opciones disponibles o simplemente escribiendo un texto libre, dependiendo de la configuración que el evaluador le haya otorgado:
Tipo de respuesta SI / NO:
Tipo de respuesta seleccionando una opción:
Tipo de respuesta de texto libre o simplemente cargando un documento requerido:
En este tipo de respuesta, simplemente debe escribir en el campo de texto libre la respuesta, como por ejemplo podría ser el nombre de un representante legal solicitado, o adjuntar el documento exigido en el sector de documentos que se observa en la imagen.
2) Un campo "Clarificaciones" para añadir aclaraciones extras a la respuesta seleccionada, que podrá haber sido configurado como opcional u obligatorio por el evaluador, en este último caso, deberá utilizar el campo para aclarar la respuesta de forma obligatoria para que la pregunta sea tomada como completa.
3)Documentos:
En este sector de la respuesta, que no siempre estará en las preguntas, podrá cargar un documento exigido por el evaluador como obligatorio, o añadir un documento aclaratorio de la respuesta. Haciendo click en "Seleccionar Archivo" se abrirá una ventana emergente para que pueda seleccionar el documento a cargar.
4)Comentarios:
Utilizando este campo, podrá comunicarse con su evaluador, para realizarle al evaluador una consulta respecto a la pregunta a responder.
Debe escribir en el campo comentarios la consulta y hacer click en el botón "Añadir comentario". El evaluador recibirá una notificación de la consulta realizada.
Tanto la consulta realizada al evaluador como la respuesta obtenida, quedarán plasmadas en la pantalla para que pueda darle seguimiento:
Podrá identificar en que dominios cuenta con preguntas con comentarios iniciados con el evaluador:
Botón Guardar Cambios:
Es importante que a medida que vaya respondiendo la evaluación, guarde los avances haciendo click en el botón "Guardar Cambios", esto le permitirá ir completando el cuestionario en más de un ingreso, siempre teniendo en cuenta el plazo final para responderla.
Cuando la pregunta sea completada en su totalidad según su configuración, una tilde en color verde aparecerá al inicio de la pregunta en la pantalla:
¿Cómo saber cuantas preguntas faltan completar?
En la pantalla donde se observan los dominios de la evaluación, podrá identificar fácilmente cuantas preguntas faltan responder en cada dominio:
La siguiente imagen nos muestra un ejemplo de como el dominio Corrupción contiene una pregunta de las doce sin contestar (11/12).
A su vez podrá observar como al lado del título de cada dominio, aquellos que contienen las preguntas contestadas en su totalidad, tienen una tilde en color verde.
Firmar y enviar el documento:
El ultimo paso para que el evaluador reciba el cuestionario completado completar el proceso de firma.
Este es un breve proceso que debe realizar una vez respondidas todas las preguntas.
Para ello, debe hacer click en el botón "Firmar y enviar"
Se abrirá una ventana emergente, en la cual en caso de estimarlo, deberá tildar las casillas allí indicadas, haciendo finalmente click en Firmar y enviar, lo cual le dará al cuestionario completado el carácter de declaración jurada.
Una vez enviado, será redireccionado a una nueva pantalla, donde la evaluación completada en su totalidad, cambiará al estado "En Revisión", quedando a la espera de que el evaluador analice lo respondido, en esta etapa no debe realizar ninguna acción extra.
En caso que el evaluador lance alguna petición de revisión, será notificado a su casilla de e mail para revisarlas.
Una vez que el evaluador haya analizado la evaluación e interpretado que no necesita revisiones de parte del evaluado, procederá a cerrarla, cambiando el estado a "Cerrada", lo que indicará que ya habrá cumplido con la tarea de responderla en su totalidad.
